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瑞眾保險安徽分公司公文規范指導手冊
瑞眾保險安徽分公司辦公室制2025年4月
目錄
前言
一、公文格式規范
1 范圍
2 術語和定義
3 裝訂要求
4 公文格式各要素編排規則4.1公文格式各要素的劃分4.2 發文字號4.3 簽發人
5 主體5.1 標題5.2 主送機關5.3 正文5.4 附件說明5.5 發文機關署名、成文日期和印章5.6 成文日期中的數字5.7 特殊情況說明5.8 附注5.9 附件5.10版記5.10.1 抄送機關5.10.2 印發機關和印發日期5.10.4 公文中的橫排表格5.10.5 公文中計量單位、標點符
6紀要格式
7公文樣式
二、OA系統操作指引
前言
為確保政令暢通，提高工作效率，根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《黨政機關公文處理工作條例》（央辦發〔2012］14號）及瑞眾人壽保險有限責任公司印發的《公文處理規范》（瑞保發[2025］101號）有關規定，結合公司實際情況，制定本手冊。
本手冊由瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司辦公室制發。
公文格式
1 范圍
本標準規定了公文通用的排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規則，并給出了公文的式樣。分公司各部門、各機構可以參照執行。
2術語、定義及版面
下列術語和定義適用于本標準。
2.1字體和字號
如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋GB體字。特定情況可以作適當調整。
2.2行數和字數
一般每面排 22 行，每行排 28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。
2.3文字的顏色
如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
2.4頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭（上白邊）為 37\ \mm±1\ \mm l，公文用紙訂口（左白邊）為 28{mm±1{mm}} ，版心尺寸為 156~\mmx225~\mm. 。
3 裝訂要求
訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各 70mm 處,允許誤差 ±4{mm}
4 公文格式各要素編排規則
4.1公文格式各要素的劃分
本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分
隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記頁碼位于版心外。
4.2發文字號
編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“了”括入;發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01)，在阿拉伯數字后加“號”字。下行文、平行文無簽發人。
上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。
4.3簽發人
由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。
如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。
5 主體
5.1標題
一般用2號方正小標宋簡體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形，盡量使用倒梯形。
5.2主送機關
編排于標題下空1行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能
顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見5.10.1。
5.3正文
公文首頁必須顯示正文。一般用 3號仿宋GB 體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“—、”“（一)”“1.”“（1)”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
5.4附件說明
如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1．XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
5.5發文機關署名、成文日期和印章成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。
單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。
聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。
5.6成文日期中的數字
用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位 (即1不編為 01)。
5.7特殊情況說明
當公文排版后所剩空白處不能容下印章、成文日期時，可以采取添加“此頁無正文)”，避免落款為單獨頁。
5.8附注
如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
5.9附件
附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第二行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
5.10版記
5.10.1抄送機關
如有抄送機關，一般用 4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。
如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。
5.10.2印發機關和印發日期
印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01)，后加“印發”二字。
版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。
5.10.3頁碼
一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。
5.10.4公文中的橫排表格
A4 紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
5.10.5公文中計量單位、標點符號和數字的用法
標點符號的用法應當符合GB/T15834（中華人民共和國國家標準GB/T15834-2011《標點符號用法》），數字用法應當符合GB/T15835（中華人民共和國國家標準GB/T15835-2011《出版物上數字用法》)。
6 紀要格式
紀要標志由“XXXXX 紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為 35\ \mm ，推薦使用紅色小標宋體字。
標注出席人員名單，一般用 3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。
標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。
紀要格式可以根據實際制定。
上行文
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司文件
瑞保皖［XXXX］XXX號
簽發人：XXX(3號楷體)
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司關于 xxxx的報告
（標題二號方正小標宋簡體，不加粗， 前空2行后空1行）
主送單位：（主送全稱）
公文正文（三號仿宋字體，行距為固定值28磅，段前段后為0行） tt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{o}}
、XXXX (一級標題黑體不加粗)
二、 xxxx
(一) XXXX (二級標題楷體不加粗)
1．xxx（三級及以上仿宋_GB2312，不加粗）
（1） xxxx
tt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x} x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ . xxxx × × ×x xxx × xxxxx xxxxxxxxx ×××××。
特此報告
(空一行)
聯系人：xxx
聯系方式： XXXXXXXX
(空一行)
附件：1.xxxx2. xxxxx
(空兩行)
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司20xx年 x 月 x 日
| 抄送：总经理室 | |
| 联系人：XXX | 联系电话： XXXXXXXX |
| 瑞众人寿保险有限责任公司安徽分公司办公室 | 20XX年XX月XX日印发 |
上行文
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司文件
瑞保皖【XXXX］XXX號
簽發人：XXX(3號楷體)
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司關于xxxx的請示
（標題二號方正小標宋簡體，不加粗， 前空 2行后空 1行）
主送單位：（主送全稱）
公文正文（三號仿宋字體，行距為固定值28磅，段前段后為0行） tt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{x}}xtt{bf{o}}
、XXXX (一級標題黑體不加粗)
二、 xxxx
(一) XXXX (二級標題楷體不加粗)
1．xxx（三級及以上仿宋_GB2312，不加粗）
（1） xxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx
x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x\ x xxxx × × × × ×x × × × × xxx ×xxxxxxxx
×××××。妥否，請批示。
(空一行)
聯系人：xxx
聯系方式： XXXXXXXX
(空一行)
附件：1.xxxx2. xxxxx
(空兩行)
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司20xx年 x 月 x 日
| 抄送：总经理室 | |
| 联系人：XXX | 联系电话： XXXXXXXX |
| 瑞众人寿保险有限责任公司安徽分公司办公室 | 20XX年XX月XX日印发 |
下行文
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司文件
瑞保皖發［xxxx］xxx號
關于 bf{x}xbf{x} 的通知（格式參考上行文）
主送單位:
特此通知。
(空一行)
附件： tt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x} ×x
（空兩行)
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司
20xx 年xx月xx日
附件 (黑體三號，不加冒號)
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
、×××××x
×××××××××××××××××××××××××××××.
（l）×××××
1.×××× ××××××××××××××××××××××××.
2.×××× ××××××××××××××××××××××××.
（）×××××XX×××××××××××××××××X××××××X×××.
、××××××
×××××××××××××××××××××××.
| 抄送：×××××、 ×××××。 |
| 联系人：××× 联系电话：×××-××× |
| 瑞众人寿保险有限责任公司安徽分公司办公室 20xx年xx月xx日印发 |
下行文
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司文件
瑞保皖發［xxxx］xxx號
關于 bf{x}xbf{x} 的通報（格式參考上行文）
主送單位:
tt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x}xtt{x} xxxxxx 8 xxxxx × × × × × xxxxxxxxx xxxxxxx xxxxx
特此通報。
(空兩行)
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司20xx年xx月xx日
| 抄送：×××××、×××××。 |
| 联系人： ××× 联系电话：×××-××× |
| 瑞众人寿保险有限责任公司安徽分公司办公室 20xx年xx月xx日印发 |
平行文
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司文件
瑞保皖函【xxxx］xx號
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司關于 bf{x}xbf{x} 的函
（格式參考上行文）
主送單位:
（此頁無正文）落款單獨頁時添加此頁無正文
瑞眾人壽保險有限責任公司安徽分公司20xx 年 x\ x 月 x\ x 日
| 抄送：×××××、×××××。 |
| 联系人： ××× 联系电话：×××-××× |
| 瑞众人寿保险有限责任公司安徽分公司办公室 20xx年××月××日印发 |
簽報通用格式模板 （分公司內部審批）
(標題前，空2行)
XXX（部門全稱）關于XXX事項/XXX用印的請示
（方正小標宋簡體，2號字，居中，標題后，空1行)公司領導：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文，仿宋GB-2312字體，3號字）（行間 距固定值 28 磅，段前段后0)
一、XXXXXXXX（一級標題，黑體字，3 號）
（一）XXXXXX（二級標題，楷體GB-2312 字體，3號）
1. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（ 三 級標題及以下：不使用特殊字體)
（1 ） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX① XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX妥否，請批示。
(正文末與附件說明之間，空一行)
附件：1.XXXXXXXXXXXXXX
2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（附件名稱超過一行需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊)
（與落款之間空2行)
部門全稱20XX年XX月XX日
【說明】
內容：請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文。請示寫作的內在邏輯為“為什么要請示”和“請示什么問題”，并遵循一事一請示原則，禁止一文多請。
（日期：1.年份應標全稱，月、日不編虛位，即不能01月03日寫法；2.右側縮進4字符，基本等于右縮進2個字)（頁碼：用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條4號一字線；一字線距版心下邊緣7mm，用羅馬字體標識。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。)
簽報通用格式模板 （提交總公司審批）(標題前，空2行)
安徽分公司關于XXX事項/XXX用印的請示
（方正小標宋簡體，2號字，居中，標題后，空1行)公司領導：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文，仿宋GB-2312字體，3號字）（行間 距固定值 28 磅，段前段后0)
一、XXXXXXXX（一級標題，黑體字，3號）
（一）XXXXXX（二級標題，楷體GB-2312 字體，3號）
1. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（ 三 級標題及以下；不使用特殊字體)
（1 ） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
① XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX
二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 妥否，請批示。 (正文末與附件說明之間，空一行)
附件：1.XXXXXXXXXXXXXX
2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（附件名稱超過一行需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊)
（與落款之間空2行)
安徽分公司20XX年XX月XX日
【說明】
內容：請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文。請示寫作的內在邏輯為“為什么要請示”和“請示什么問題”，并遵循一事一請示原則，禁止一文多請。
（日期：1.年份應標全稱，月、日不編虛位，即不能01月03日寫法；2.右側縮進4字符，基本等于右縮進2個字)（頁碼：用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條4號一字線；一字線距版心下邊緣7mm，用羅馬字體標識。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。)
sf{bf{x}}x 中心支公司關于×× ××× ××的請示
（格式參考17頁簽報通用格式模板）
公司領導：
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ×(列明請示事項的目的、依據或背景)。
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx >√ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx <。
(列明請示的事項，正文字體為仿宋、三號、行間距為 28 磅行距)妥否，請批示。(固定語，請勿修改)
(空一行)
附件： 1.xxxxxxxxxxx \phantom{-}2.xxxxxxxxxxxxxx (空兩行)
xx 中心支公司 (固定)20xx 年 xx 月 xx 日（右空四字)
日期設置圖示:
頁面設置圖示:
公文用紙上下頁邊距為： 37mm±1mm 公文用紙左右頁邊距為： 28{mm±1{mm}} 版心尺寸為： 156mmx225 mm（不含頁碼）
頁碼設置圖示:
頁碼位置設置:
OA系統意見簽署模板
一、摘要版塊
1.流程內容概述
2.審批事項與審批層級表述
示例：
XX渠道擬制定2024年二季度企劃案，重點圍繞“渠道穩、隊伍穩、客戶穩、業務穩"四穩工作為經營核心，帶網直營確保目標X億標保，挑戰 XX億標保，方案預計標保投產比為 x% 。
根據《公文審批管理規范（試行）》，該事項屬于"渠道年度及階段性（季度、月度）方案的制定"，需提請總經理審批。
二、擬稿人節點
1.會簽部門信息
2.復核人員信息
示例：建議請計劃財務處、組織人事處會簽，請XXX復核。
三、復核節點
1.擬同意
2.會簽部門信息
3.上一級審批人員信息
示例：擬同意，請計劃財務處、組織人事處會簽，請XXX審批。
四、部門長節點
1.擬同意
2.會簽部門信息
3.上一級審批人員信息
示例：擬同意，請計劃財務處、組織人事處會簽，請xxx領導審批。
什么情況下你的簽報會被退回簽報提交易踩中的“15個坑”
1.屬于事后簽報的。
2.簽報審批單漏簽必要審批的。
3.使用身份證件或公司證照復印件未加蓋限用說明的。
4.合同用印頁、公文簽章頁單獨為一頁，且該頁未添加相關限用說明的。
5.簽報中主辦部門或聯系人選擇錯誤的。
6.用印說明中沒有寫清用印位置或線上、線下用印的。
7.簽報中審批權限或用印類型選擇錯誤的。
8.發文請示未關聯事項審批流程的。
9.簽報標題與發文的標題不一致的。
10.發文中存在格式錯誤、表述錯誤或表述不準確或違規用語的;11.除發文外，簽報標題不是“部門關于xxxx的請示”或“xx中心支公司關于xxx請示”的。
12.簽章附件處未上傳附件、上傳的用印材料不是PDF版的或者混淆參考附件和簽章附件概念的。
13.涉及合同、協議用印，落款處日期未精確到年、月的。
14.用印說明過于簡單的或者如需要線下用印、蓋章處無公司名稱、申請四級機構公章等特殊情況未在用印說明處說明的。
15.簽報頁面填寫不完整（如有金額未填寫金額）的。
